Covid versnelt kantoortransformatie | Technisch Weekblad
Achtergrond

Covid versnelt kantoortransformatie

Doordat mensen vanwege het coronavirus gedwongen thuiswerken verandert de visie op de rol van het kantoor sneller dan ooit. Dat constateert Royal HaskoningDHV in een onlangs verschenen whitepaper.

‘We onderscheiden in deze tijd drie fasen in het denken over kantoren’, zegt René Karreman, een van de auteurs van het rapport ‘Rethinking the purpose of workplaces’. ‘De eerste gaat over de acute vraag: hoe zorg ik dat mijn mensen veilig kunnen werken? Daar krijgen we veel vragen over, bijvoorbeeld als het trappenhuis te krap is om elkaar op afstand te passeren. Is het dan verantwoord om ook het noodtrappenhuis van het gebouw in te zetten voor regulier gebruik? Hoe richt je dat dan in?’

Veel van de actuele vragen gaan over ventilatiesystemen. Minimaal anderhalve meter afstand houden is belangrijker, maar ventilatie is ongrijpbaarder. Veel organisaties, of ze nu eigenaar of huurder zijn, weten zodoende niet goed of de aanwezige ventilatie adequaat is.

‘Laat ik vooropstellen dat als je het bouwbesluit volgt, je een goed geventileerd gebouw kunt hebben’, zegt Jeroen Rietkerk, adviseur gebouwinstallaties bij Royal HaskoningDHV. Goede voorzieningen leiden echter niet vanzelf tot effectieve ruimteventilatie in tijden van covid. Rietkerk verricht dezer dagen regelmatig metingen en proeven om ventilatiestromen en -hoeveelheden in kaart te brengen en tot verbeteradviezen te komen.

‘Soms zijn die contra-intuïtief’, vertelt hij. ‘Verse lucht van buiten aanvoeren is altijd essentieel, maar soms is het in bestaande situaties juist ook nodig een deel van de lucht lokaal te recirculeren. Dat versnelt namelijk de doorspoeling, zodat een eventuele virusconcentratie sneller wordt verdund en afgevoerd. Nogmaals, onder voorwaarde dat je genoeg verse lucht van buiten naar binnen haalt.’

Verzamelplaats

De acute situatie versnelt ook het denken over de nabije toekomst, de tweede fase. ‘Nu kantoren of delen daarvan soms langere tijd leeg staan, ontstaan ook nieuwe problemen, zoals het gevaar van legionellavorming in de waterleiding’, vertelt Rietkerk. ‘Dat wordt pragmatisch opgelost door op gezette tijden iemand langs te sturen om de leidingen door te spoelen. Niet echt handig voor de lange termijn. Dus wordt nu ook meer aandacht gegeven aan hoe je dit soort problemen in de installatie zelf structureel kunt ondervangen.’

Karreman: ‘Kantoren waren natuurlijk al langer aan het veranderen. Ze worden meer ingericht als plek van samenwerking en ontmoeting dan als verzamelplaats van bureaus. In de tweede fase, als er een vaccin is en de noodmaatregelen niet meer nodig zijn, zullen bedrijven zich gaan afvragen hoe ze hun kantoren moeten inrichten. Mensen hebben lange tijd gedwongen thuis gewerkt. Dat gaat beter dan sommigen dachten. Maar het heeft ook nadelen. De zoektocht is naar de juiste balans. Wat dat is zal ook afhangen van de bedrijfscultuur.’

‘Installaties moeten daarop inspelen’, zegt Rietkerk. ‘Slimme technologie die de behoeften van de gebruikers centraal stelt, kan een prettige, flexibele werkomgeving ondersteunen en vormt onderdeel van een geïntegreerde aanpak die zorgt voor grotere tevredenheid en betrokkenheid. Nu zie je bijvoorbeeld nog vaak dat licht- en klimaatinstallaties alleen voor het totale gebouw te bedienen zijn, terwijl je dat vraag gestuurd per verdieping of zelfs per werkplek en beïnvloedbaar door de gebruiker zou willen doen. Deze systemen bestaan, maar ze zijn nog geen gemeengoed. Dat zal veranderen.’

Proefstadium voorbij

Wanneer huurcontracten aflopen, volgt de derde fase met de echte omslag, denkt Karreman: ‘Veel bedrijven hebben het zwaar, dus moeten op zoek naar besparingen. Op korte termijn zal dat tot veel leegstand leiden. Maar de jonge mensen die bedrijven willen aantrekken, zitten nu soms met z’n tweeën aan de keukentafel te skypen. Dat is ook niet werkbaar. Dus er zullen ook in de toekomst wel degelijk werkplekken nodig zijn.’

Flexibiliteit is het antwoord. Dus geen kantoren met kamers vol bureaus, maar ook niet met uitsluitend open werkplekken of vergaderzaaltjes. De fysieke indeling, gefaciliteerd door de installaties, moet aanpasbaar zijn en aansluiten bij de behoeften van de gebruiker.

‘Werknemers willen tegenwoordig vaak zelf inzicht krijgen én invloed hebben op hun omgeving’, vertelt Rietkerk. ‘Denk bijvoorbeeld aan een CO2-meter die een seintje geeft als het verstandig wordt om even een raam open te zetten óf het verlichtingsniveau dat door de gebruiker zelf kan worden aangepast. De techniek hiervoor is allemaal beschikbaar en het proefstadium voorbij. Alleen de grootschalige toepassing moet nog beginnen.’

In zekere zin staat de slimme gebouwtechniek voor kantoren op hetzelfde punt als de elektronische infrastructuur voor thuiswerken begin dit jaar. Het was er allemaal wel, maar veel mensen waren sceptisch. Toen kwam er een calamiteit en binnen enkele weken was de videovergadering volledig ingeburgerd. Het flexibele kantoor wacht op een vergelijkbaar zetje.

Efficiëntie en duurzaamheid vragen ook om andere kantoren

Veel hipper dan bij Slack wordt het niet. Het techbedrijf, dat productiviteitssoftware voor teams maakt (en groeit als kool dankzij het coronavirus), heeft de tien verdiepingen van zijn hoofdkantoor in San Francisco elk een eigen thema meegeven, gebaseerd op de klimaatzones van de Amerikaanse westkust. Het begint met de woestijn op de begane grond en bovenin wekken glaspanelen en blauw licht de indruk van een gletsjer. Medewerkers worden aangemoedigd het gebouw te verkennen. Het kantoor is een beleving.

Een speeltuin is het echter allerminst. De verhouding tussen de ruimtes is zo uitgekiend dat er zowel individuele werkplekken zijn als samenwerkruimtes voor verschillende groepsgroottes. Er is weinig loze ruimte. Anders gezegd: het individueel vormgeven van vrijwel iedere vierkante meter heeft veel geld gekost, maar het eindresultaat is efficiënt ruimtegebruik, terwijl medewerkers niet het gevoel hebben dat ze bovenop elkaar zitten. Architectuurtijdschrift Metropolis schreef erover: ‘The building’s interiors represent a considerable maturing of the tech industry.’

Techbedrijven hadden namelijk de gewoonte te smijten met vierkante meters, omdat geld niet het probleem was. Andere bedrijven modelleren zich wel graag naar hen, omdat getalenteerde jongeren er graag voor willen werken, maar het moet wel betaalbaar blijven. Flexibilisering moet voor ‘gewone’ gebruikers gepaard gaan met efficiëntie. Dat is ook in het belang van duurzaamheid: minder gebouw betekent minder bouw- en energiekosten, en minder verplaatsing van medewerkers.

Covid-19 brengt een nieuwe factor in deze trend. Zoveel mogelijk mensen per vierkante meter is efficiënt, maar organisaties moeten dus ook een plan hebben om in noodgevallen snel af te schalen en toch door te werken.

Jones Lang LaSalle (JLL), een van de grootste vastgoedmanagers ter wereld, verwacht dat meer bedrijven ervoor zullen kiezen niet een eigen gebouw neer te zetten, maar te huren. Covid slaat een extra deuk in de toch al niet populaire kantoortuin. Over de totale vraag naar kantoorruimte durft JLL nog geen uitspraak te doen, maar het zal niet meer de plek zijn waar je vanzelfsprekend moet zijn om te werken. Uit eerder onderzoek van JLL blijkt overigens dat er in Noord-Amerika op dit vlak nog meer winst te behalen valt dan in Europa, waar de leegstand lager is en de bezettingsgraad bij gebruik hoger.

 

Ontvang de nieuwsbrief

Meld je nu aan!

Gratis proefabonnement TW

Bestel nu 2 gratis proefnummers TW