Nieuws

Op afstand vergaderen: Hoe pak je dat aan?

redactie | maandag 16 maart 2020
Beleid & Bedrijfsvoering, Tips

Nu een groot deel van het land verplicht thuiswerkt, zal er veel gebruik gemaakt worden van (video-)conferencing. Sommigen, zoals onderzoekers met internationale teams, zijn hier al lang aan gewend. Maar dat geldt niet voor iedereen. Hoe pak je het video-vergaderen aan? Welke diensten kun je gebruiken? En wat zijn de etiquette?

Via verschillende telecomdiensten, zoals KPN, is het mogelijk om met je gewone (mobiele) telefoon een conference call op te zetten. Als je het klein houdt kun je ook met maximaal vier personen bellen via WhatsApp.

Video-vergaderen

Soms is een video-gesprek handiger. Zeker als je je collegae anders weken niet kunt zien. Het meest bekende programma hiervoor is Skype. Hiervoor moet je wel een account aanmaken en op je smartphone is het nodig om een app te installeren.

Er bestaan ook een aantal opties als je het laagdrempeliger wilt houden. Wetenschaps- en techniekjournalist Krijn Soeteman heeft op zijn blog een aantal – voornamelijk gratis en opensource – diensten op een rijtje gezet die in elke browser werken. ‘Je stuurt iemand een link en gaan met die banaan’, schrijft hij.  

Hij noemt ook kort Zoom. Deze dienst heeft veel opties, maar je heb een login en apart programma nodig. De gratis versie werkt tot max. 100 gebruikers, maar stopt het gesprek al na 40 minuten.

Via de website Mural kun je online een interactieve brainstormsessie of een presentatie houden. Je hebt hier wel een account voor nodig, maar dan kun je samen afbeeldingen delen, post-its plakken en tekenen op digitale whiteboarden.

Etiquette

Om een video-vergadering prettig en nuttig te houden, kan het goed zijn om je een aan een aantal etiquette te houden.

  • Misschien overbodig om te zeggen, maar zorg dat je er toonbaar bij zit. Tijdens het bellen maakt het niet uit, maar bij een video-gesprek is het gek als je in je pyjama aanschuift.
  • Zorg voor een rustige achtergrond. Kies een plek waar niet continu mensen langslopen. Het is voor iedereen prettiger als je omgeving niet te afleidend is.
  • Test de dienst en je eigen spullen voordat je begint. Staan je camera, microfoon en speaker goed afgesteld? Werkt alles?
  • Gebruik een koptelefoon. De kans is groot dat je geluid anders gaat rondzingen of er kan een echo ontstaan.
  • Praat duidelijk verstaanbaar. Een microfoon kan het al lastig genoeg maken om elkaar goed te horen.
  • Zet je microfoon uit als je niet aan het woord bent. Dat kan een hoop achtergrondgeluid (en frustraties) schelen

 

Zelf nog tips voor alle nieuwe video-vergaderaars? Laat het ons weten op: redactie@tw.nl.